プログラミング

チャットワークに当日の仕事のスケジュールを送信したら仕事の効率がめちゃ上がった

チャットワークとGoogle App Script
ナシタカ
ナシタカ
仕事に欠かせないコミュニケーションツールであるチャットワーク。今回はそのチャットワークとGoogleカレンダーを連携させて日々の業務を効率化するアイディアを紹介していきます。自動のプログラムはめちゃくちゃ便利なので日々の業務の効率化を目指す方におすすめです。

どうも、プログラミング勉強中のナシタカ(@ehicalog)です。

この記事では僕が仕事で使っている最高のコミュニケーションツールである、チャットワークとGoogleカレンダーを連携する方法について紹介します。

チャットワークはビジネスにおいて連絡のやり取りがしやすく、今では仕事に欠かせないツールになっていますが、さらに便利にしてしまおうというのが今回の目的です。

この方法を使えばチャットワークに情報を集めることができます。しかも自動で。

まったく手間がかからないので、一度設定してしまえばあなたの業務をサポートしてくれる協力な味方になりますよ。

特に僕のように訪問マッサージや訪問鍼灸をやっている人には、めちゃくちゃおすすめな方法なので、ぜひ読んでみてください!

チャットワークは仕事でめちゃ使える

僕の職場では業務上のやり取りを、全てチャットワークで行っています。

僕も今の会社に来るまではチャットワークを使ったことがなかったのですが、使ってみてめちゃくちゃ便利。

チャットであるがゆえにメッセージのやりとりもスムーズに行え、ファイルのやり取りもできる。まさに万能なコミュニケーションツール。

しかもチャットワークはAPIといって他のサービスと連携できるシステムを公開してくれているので、このAPIを利用すると便利なチャットワークをさらに便利に活用することができるのです。

特にうれしいのが、業務でも使っているGoogleサービスとの連携ができるところでした。

チャットワークとGoogle App Script

チャットワークのAPIを使ってGoogleの提供するサービスと連携させるために、Google App Scriptを活用していきます。

このGoogle App Scriptを利用することでGoogleが提供しているカレンダーやドライブなどと連携して、それぞれの情報をチャットワークに送信することができます。

僕の会社でも個人の訪問スケジュールは個人のGoogleカレンダーで登録して管理しているので、今回はGoogleカレンダーに登録されているスケジュールをチャットワークに情報集約してみたんですよ。

そうしたらこれが想像以上に便利で、今では仕事に欠かせないようになりました。

当日のスケジュールをチャットワークに送るための手順

作業の目的はGoogleカレンダーに登録した訪問スケジュールを、朝一でチャットワークのマイチャットに送信するスクリプトを作成すること。

こうすることで自動でスケジュール情報がチャットワークに上がってくるので、当日の訪問スケジュールが簡単に確認できます。

特に毎週同じ予定のことが多いので慣れてしまい、臨時の予定が入っていると忘れてしまうことがあるんですよ。

なので今回はそうした忘れるリスクを減らすために、自動でスケジュールを送信してくれるプログラムを作ってみたといういうわけ。

と言っても自分で作ったわけではな、記事を参考にさせてもらっています。

チャットワークAPIを申請する

今回利用するプログラムはチャットワークAPIという機能を利用しています。この機能を使うにはチャットワークに申請をしなければいけないので、まずは以下のリンクから申請をしましょう。

ビジネスプランに入っている場合は、管理者の方が申請をする必要があるので注意してください。

申請をすると僕の場合は約半日くらいでAPIの利用開始のメールが来たので、承認されるまで待ちましょう。

承認されるとチャットワークからAPIを利用するためのトークンを確認することができます。

チャットワーク画面の右上にある自分のアカウントメニューから、「動作設定」→「API発行」のタブが追加されています。

ここに自分のチャットワークにログインする時に使っているパスワードを入力することで、APIを利用するためのトークンを確認・コピーすることができます。

Googleカレンダーに訪問スケジュールを登録する

次にGoogleカレンダーに予定を登録していきます。

Googleカレンダーの良いところは繰り返し設定ができ、週単位での訪問スケジュールを登録するにはめちゃくちゃ便利。

自分の予定だけでなく他のスタッフの予定も分かりやすいので、チームでのスケジュール管理におすすめのツールです。

訪問マッサージや訪問鍼灸をやっている人はぜひ使ってみてください。

Googleカレンダーに登録したスケジュールをチャットワークに送信する

ここが今回の重要ポイント。Googleカレンダーに登録したスケジュールを、チャットワークに送信するスクリプトを作成します。

ここではこちらの記事を参考にさせて頂きました。

丁寧に説明されていて、ちょうど僕がやりたいことにドンピシャでした。その上コードを使わせてもらって本当にありがたい。

Googleドライブでスクリプトを作成する

上で紹介したリンク先にあるコードをドライブ上に作成するとスクリプトを起動させることができるので、まずはGoogleドライブを開きましょう。

次に左上にある「新規」から「その他」を選んで「アプリの追加」を選択します。

Googleドライブでアプリの追加

検索バーに「Google App Script」と入力して追加。これで「新規」の「その他」の項目に「Google App Script」が追加されているので、ここからスクリプトを作成することができます。

GoogleドライブでGoole App Scriptの追加

「Google App Script」を選択するとスクリプトを作成する画面が表示されます。これがスクリプトエディタと言われる画面。

ここにコードを入力していきますので、上記で紹介したリンク先で紹介されているコードを貼り付けましょう。

Googleドライブでスクリプトの作成 スクリプトエディタの画面

次にコード内の3箇所を自分に合わせて書き換えましょう。GoogleカレンダーのIDとAPIトークン、ルームIDですね。

GoogleカレンダーIDの設定

GoogleカレンダーのIDについては上で紹介したリンク先で紹介されているのでそちらを参考にしてください。

チャットワークAPIトークン

上で説明しましたが、「動作設定」から自分のAPIトークンを確認してコピーしてきましょう。こちらをコード内の「X」の部分と置き換えて入力します。

チャットワークのルームID

最後にチャットワークのルームID。今回はカレンダーの予定を送信するチャットのルームIDを選択します。

僕の場合はマイチャットに送信するので、PCのブラウザからチャットワークでマイチャットを開きます。

アドレスバーを選択すると「rid00000」と数字がありますが、ridの後ろの数字がルームIDになります。これをコピーしてルームIDの部分の「X」と置き換えましょう。

以上でコードの修正は完了。最後にこのスクリプトを動かすための「トリガー」を設定します。

トリガーとはスクリプトを自動で動かすための条件のこと。スクリプトエディタの画面でメニューバーにある、時計のようなアイコンを選択しましょう。

スクリプトエディタでのトリガー設定

ここから追加を選択してトリガーを設定します。僕の場合は当日の6〜7時の間にマイチャットにスケジュールが送信されるように設定しているので、その場合はこのように設定します。

スクリプトエディタでのトリガー設定の例

これでスクリプトの作成と設定は完了。僕の場合は翌日の設定した時間になると、当日のスケジュールがマイチャットに自動で送信されます。

チャットワークでのスケジュール送信画面

ちゃんと送られていますし、当日の予定と時間がバッチリと反映されているのがわかりますね。

これを見れば今日の予定が一覧で把握できるのでめちゃくちゃ便利ですよ。

結果:仕事の効率がめちゃ上がった

今までは訪問スケジュールを確認するためにGoogleカレンダーを起動していたので、いちいちカレンダーを確認するための手間が生まれていました。

しかし今回のスクリプトのおかげでスケジュールのチェックまでチャットワーク上でできるようになったので、無駄なツールを開く手間を省くことができたのです。

特にうちの会社ではスタッフ個人のカレンダーを共有して予定をお互いに把握するようにしていて確認のたびにカレンダーを開かなければいけないので、わざわざ確認するのが手間に感じていました。

それが今回のスクリプトを自分のカレンダーだけでなくスタッフそれぞれの予定まで送信するように作成したので、他のスタッフの当日のスケジュールもチャットワーク上で確認できるようになったんです。

チャットワークは頻繁に開くので、その時についでに確認することもできて最高です。

まとめ

  • Googleカレンダーに登録されている当日のスケジュールをチャットワークに自動で送ることができる
  • チャットワークに情報を集約することで業務効率が飛躍的に向上する

Google App Scriptを利用し、チャットワークにGoogleカレンダーのスケジュールを自動で送信する方法について紹介しました。

チャットワークはGoogleサービスとの連携ができるため、2つを組み合わせると業務をめちゃくちゃ効率化することができます。

特にチャットワークは情報のやりとりがとてもしやすいので、逆にここに情報を集約することで「チャットワークをチェックしておけばとりあえず安心」という状態が作れるんです。

これが仕事ではとても大事。情報が散らばっていると確認しにいくだけでも大変なので、エネルギーを無駄なことに使ってしまうことに。これでは仕事の生産性も上がらずに結果も出しにくい。

今回は実際に僕の利用方法を元に説明しましたが、自動でチャットワークに上がってくるので手間も全くかかりません。この感動を僕のように訪問マッサージや訪問鍼灸の仕事をしている人にぜひ知って頂きたい。

アイディア次第では活用方法は無限大なので、ぜひ皆さんも日々の業務の効率化にこうしたツールを取り入れてみてください。チャットワークとGoogle App Scriptの可能性は無限大です!

ABOUT ME
ナシタカ
30代の子育てパパ。生活を豊かにするために自分がやってみたライフハックを紹介していきます。人生をより豊かに、楽しく!がモットー。

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